在專案管理中，我有個很深的體悟：「把每一個小事情都做好，大事就會自然成形！」雖然每個人都希望能夠做大事，但其實不管是什麼樣的專案，如果沒有把每一件小事兼顧好，當走到後面的時候反而會發現更多問題。
對一個專案來說，能切割的最小片段就是能夠在手邊完成的事情，他不需要一直派工，只需要真的負責的人可以持續的做下去，有許多人都有提到 GTD 的任務管理法，以及艾森豪威爾法則以四象限來區分工作。我嘗試很多次，總是以失敗收場，有一天我下定決心，一次把我的待辦事項全部刪除了，然後重新思考到底怎麼了？為什麼總是會遇到失敗的情境呢？
前陣子，看到電視賴佩霞說：「當你知道該做的事情沒有去做，其實內在是產生很大的自虐。」這句話我深深的體驗過，就跟我上述講的一樣，已經放在待辦事項的項目，內心是希望擁有「完成後的愉悅感」，但還沒完成前，其實創造出來是一種時間感，時間久了就會變成拖延感，然後進一步習慣拖延的自己，開始有否定跟自卑的感覺。
在我清空待辦清單前的每一天，我看著怎麼每天都有過期的事項，然後內心浮起：「我要解決？放棄？還是把日期改一天？」或許你會覺得，其實趕快解決就好，但其實內心的意志力已經在思考的時候慢慢被壓垮。這就是我所體驗到的自虐感。
那時候，我在思考待辦事項到底用意是什麼？待辦事項英文叫做「To Do List」，到底我們應該專注在 To 還是 Do 要著重在我們看到很多需要完成的項目，還是要去把這些項目做完。
過去，我的習慣是把所有要完成的事情放入待辦事項清單之中。也就是著重在「等待 (To)」之上，這是為了確保自己不會忘記有事情要做。但隨著時日累積，待辦事項不斷地暴增，停在「等待處理」的清單越來越長，然後發現好像延後一兩天也是可以，就這樣開始進入了「明日復明日」的循環之中。
後來才發現，待辦事項重點其實不是等待，而是把事情辦完的 Do。從情感面來說，把事情解決能帶來的成就感以及解脫的感覺才是創造快樂的來源。如果只是把事情留在 To 的過程之上，其實還是沒有辦法累積感情面上的愉悅感。而設定待辦事項，就開始設定了一個期待值，希望能透過系統的方式，感受完成後帶來的快樂與成就之愉悅。
既然稱為待辦事「項」聽到名字應該就知道，設定的時候應以項目為出發點，既然如此什麼叫做項目呢？以一個專案來說，先以 5W1H 的方式切割出六個要素：「(1) What — 要做什麼；(2) Why — 目的是什麼；(3) Who — 負責人是誰；(4) Where — 在哪邊完成；(5) When — 何時要完成；(6) How — 如何做。」但在設計事項的時候，項目必須要被分割到僅剩 (1) + (5) 兩個要素。
為什麼呢？
我們先回顧一下待辦事項產生的過程〈下圖〉，代辦事項屬於執行項目下在任務設定後更細的「待完成」項目，在代辦項目設定之前 (2)、(3)、(4)、(6) 都應該已經涵蓋在設定代辦事項之前已經完成！因此，真實的待辦應該是明確「要做什麼以及時間點完成」。
根據上面所說的，其實待辦事項唯一的目標就是「完成」，所以原則之一就是排除無法完成藉口的出現。記得是不要有產生藉口的機會，因為人總是會低估自己的惰性，請考量生理、心理的狀態，連掙扎的時間都算進去，另外一方面，不要設定一個在一天的工作時間內無法完成的目標，當任務可以跨天執行的時候，其實反而會啟動「明天再做」的機制。
得到 App 中劉潤專欄曾經分享時間顆粒的概念，意思是每一個人對於時間利用程度不同，所以對時間單位的定義也不同。以我自己為例，我處理事情很快的人，但有個缺點容易分心，代表如果我持續做一件事情，很容易一不小心岔了出去，反而讓自己誤了一點時間。因此，我設定的時間顆粒為 30 分鐘，每 30 分鐘是我安排處理事情的節點，確保我在一定的時間內能夠專心，而又不會違背我會分心這個個性。
同時，我會配合行事曆一起設定工作時間，將每個顆粒需要做什麼事情都配合寫上去，以確保我有留時間去完成進度，不然反而會回到一開始我說明的，超出預期反而陷入做不完的崩潰情緒，以及推延後的自責感。
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