子彈筆記｜Agenda筆記術：日誌篇

開始寫子彈筆記運用的經驗，是因為過去幾個月，都會不時地花很多時間，找尋 App 看看有沒有超級好用的，漸漸發現，沒有最好用的工具，重點如何建構自己的系統。而邊整理邊分享的方式，正好讓我產生持續進步的空間。

相比於子彈筆記（Bullet Journal）的設計者 Ryder Carroll，在書中其實非常推崇使用「紙本」筆記的方式，我是使用數位筆記的方式，以 Agenda 為主要的工具。

自己使用了一段時間的子彈筆記，其實失敗的經驗遠超過成功，花了很多時間，漸漸地找到了符合自己生活與心理狀態的使用方式。發現跟以前比較起來，心裡負擔變小且生活更有效率，所以打算要慢慢跟大家分享系統裡面的心法與做法。

之前，我有提到搬離 Notion 改使用了三個 App，但我心中一直有一種「想要所有事情都在一起的」想法，揮之不去，正巧呼應子彈筆記的概念。

漸漸發現，完成這個想法最適合的地方，就是「日誌」。

讓行動輕而易舉

經過自己檢視，我發現不斷地切換 App，其實無形之中消耗了很多精力，因為大腦要一直思考，放在哪裡最好。加上我喜歡有次序，甚或是有點完美主義傾向，思考的過程其實非常耗神。

原子習慣一書中提出，建立好習慣有一個重點就是「讓行動輕而易舉」，正是我這次做日誌改革的原因。

因此，我開始實驗，將「日誌」設定為一天中生活與工作的唯一頁面，不隨便地跳頁，也不會任意地切換到不同 App 去做「筆記」這件事情。

配合上 Agenda 高度整合 Apple 原生的日曆（Calendar）還有提醒事項 （Reminder），更是相得益彰。

實驗過程中，心情上經過了一個很大的重整。第一步，是回去檢視到底一天除了規劃與回顧兩大項目外，有哪些事情會讓我無法專心在一個頁面，分散我的注意力。

我發現有幾個主要項目：

• 任務安排
• 筆記/隨想/會議記錄
• 時間規劃/時間紀錄
• 重要事項提醒

為整合這些項目，不同的筆記架構衍生而出。同時，我發現裡面有許多小技巧，能夠不斷的累積成就感或釋放大腦空間，讓我得以持續實驗下去。

任務安排

• 要能夠明確看出任務被完成 ➜ 產生成就感
• 每天能夠讓任務有總結的感覺 ➜ 產生成就感

筆記/隨想/會議記錄

• 所有要記下來的事情都先放在日誌這則筆記上「暫存」 ➜ 釋放大腦空間
• 每一天要騰出一段時間做歸檔 ➜ 釋放大腦空間

時間規劃/時間紀錄

• 把一天中分成三個時段：上午、下午、晚上 ➜ 釋放大腦空間
• 透過 URL Scheme 整合 timetrack.io 紀錄時間

重要事項提醒

• 直接在任務條目後面加上提醒事項 ➜ 釋放大腦空間

在推遲跟完成間找到平衡

OKR 書中有提到，大部分我們設定的項目，平均大概能達到 70%，這個概念，釋放了過去那個被「完美」這兩個限制的自己。

以往，我的子彈筆記裡面充滿著不同的推遲任務，中間有一段時間我很不喜歡子彈筆記，因為打開筆記，一種我是個拖延狂的感覺不自覺升起，不僅沒有成就感，還有對自己的不耐煩，讓我更不想要看日誌裡面的筆記。

實驗的過程中，在修正的時候，發現我只寫下了終極的目標，錯把目標當成了任務，在目標跟任務之間，是需要細細的分割。

「任務」這個項目，是最好累積成就感的機會，細緻的每一個工作細節寫下，不斷勾選那些已經完成的項目，那種完成著進步感，取代了綿延不絕的沮喪。

釋放大腦壓力減少判斷阻力

如上所述，一直想要使用 App 紀錄事情、管理任務，是件非常傷神的事情。還有另外一件傷腦的事情，就是沒把腦中想到的事情記錄下來。

因為自己喜歡所有事情都有組織，覺得記東西就是要很好的架構、有系統，讓我不喜歡隨手記，討厭「隨便」記的感覺。但我忽然意識到，很多記錄下來的事情，是不值得被保留，或是沒有保留的必要。

我實驗了幾次，很多記下來的東西，既沒有拿來回顧，也沒有再次運用。

就像很多事情沒有記錄下來，大腦也會忘記一樣，我們根本就沒有辦法一瞬間處理這麼多事情，反過來說，並不是每一件事情都需要被記錄跟處理。

因此，日誌可以成為一個很好的暫存區，把所有東西都先塞進去，然後透過「檢視」去蕪存菁，一方面立即當大腦減壓，同時又能夠在能量充足的時候做選擇。

放入時間元素找到極限

「時間」是我最晚放進去的元素，原本預設自己彈性很大，信手捻來就可以處理不同的任務。經歷過幾次的掙扎與失敗，才發現，彈性跟時間根本就是兩個獨立事件。

有被放進時間段的任務，執行的可能性會大幅提高。

這幾天的實驗，因為增加了時間這個，任務被完成的機率大幅提昇，除了知道哪個時間要做什麼之外，因為明確的時間段，讓我能更準確的進行能力評估。我會盡量留下足夠的時間，確保上午的事情要完成，其他的就放到下午。

如果不是一個時間段能夠完成的，那就要回頭去把任務在更加的細分，以防止自己又要面對任務不斷推遲的情況。等於跟任務設計上，產生了一個相輔相成的「正向循環」。

功能與符號整理

在結構設計之外，子彈筆記還有一個重點是「符號」的使用，我個人認為，在這一點上數位與紙本的差距就拉開了。App 的特性，可以結合 App 功能跟符號，比單只有符號的情況能產生更多種的運用。

Agenda 的創作者不斷強調這是一個筆記（note-taking）工具，不是任務管理工具（task management），不過在融合子彈筆記的概念後，許多提供的功能與符號的相得益彰。

以下是我在設計「日誌」上面，使用的功能與符號，交叉運用的技巧。

筆記狀態改變

• On the Agenda ⇧＋⌘＋U：這是 Agenda 所設計一個重要欄目，我會把當日的日誌標示為 On the Agenda，除了分擔了子彈筆記的功能外，還有專案管理的概念，請鎖定之後的文章。

• 標示為已完成 ⌘＋↩：代表筆記已經被回顧完成，必須要完成歸檔以及確認所有的任務都已經妥善安排（完成、推移、取消）。標示為已完成的內容，就會被我收合 ‌⌥＋⌘＋↑ 起來，看到筆記的收合，一種成就感在心中激起，回饋到心裡肯定的感覺。

任務推移

• 當天不同時段（> 任務安排推延到當日不同的時段一次；>> 任務推延到當日不同時段二次）：一天中最多只會推延兩次，因為設定上只有三個時間段（上午、下午、晚上）。
• 當月不同天 ^：日誌專案中的筆記倒序排列（日期較新的在上面），很直觀的向上箭頭代表之後的日期，而依照移動的次數可以不斷的累加符號，不過我基本會限制至多 ^^，因為連續延宕三次，代表任務需要被重新檢視。
• 歸入次月或未來誌 <：任務還有存在的意義，但是已經不急的項目，我就會伺機安排到月誌或者未來誌之中。但也要提醒自己，需要了解任務重新編排的原因，如果真的不需要就應該刪掉。
• 推移至不同天的任務，都要在符號之後的任務陳述加上「刪除線」⇧＋⌘＋X：給自己一個歸檔的紀錄，了解到任務已經被重新安排到其他時間點。
• 刪除任務：保持選項匡，但是包含推遲符號都一起標示「刪除線」⇧＋⌘＋X，代表任務已經不再需要。

筆記歸檔

• 標示 < 且設定連結 ⇧＋⌘＋K：Agenda 的一項重要功能就是提供筆記互聯的方式。相較於紙本，數位化歸檔是更加方便的，只要在其他專案中，創建或更新筆記，然後留下項目連過去就好了，代表今天有討論、想到，有價值故放入專案架構之中。
• 無專案可歸檔的筆記，於前增加主題標籤（Hashtag）#：沒有專案但有價值的資訊，增加一個主題標籤，讓往後可以快速的找到相關的資料。也需要定期檢視主題標籤是否已經成長到該被系統化為專案的情況。
• 直接刪掉不再需要的筆記：確認不會再使用，直接刪除，保持子彈筆記以「實用性」為著重點的原則。

小結：子彈筆記幫助的是工作也是生活

子彈筆記除了幫助自己完成工作項目外，很多時候是為了舒緩大腦負載及心理的壓力。剛開始使用子彈筆記的時候，一直都只有把工作項目放上去，結果當沒有工作的假日，系統就會面臨崩潰，等到下一個工作日，還有花時間復甦。

後來總算知道，一套系統如果只能管理工作的事情，既不實際也無法實用，既然想要做到最省裡的方式，把所有事情都集中在一起管理，區分工作與生活兩段，是跟自己特性、惰性相違背的。

實行幾週下來，發現日誌愈寫愈有趣味，看著系統漸漸地成形，並且經過使用不斷的有更新，令人躍躍欲試並期待，持續與子彈筆記激盪出不同的火花。